Образовательный портал

Оптимизировать управленческую деятельность руководителя образовательного учреждения в связи с возрастающими сегодня требованиями к качеству образования и в условиях постоянно увеличивающегося объема управленческой информации может информационное обеспечение управленческой деятельности, которое представляет собой совокупность ресурсов, процессов и технологий, предназначенных  для решения управленческих задач.

Важным условием информационного обеспечения сегодня является использование современных информационно-коммуникационных технологий. Несмотря на то, что в современных исследованиях и научной литературе использованию информационно-коммуникационных технологий в организации информационного обеспечения управленческой деятельности руководителя образовательного отводится значительная роль, вместе с тем остаются нерешенными проблемы их внедрения в деятельность руководителя образовательного учреждения. До настоящего времени не определены пути комплексной информатизации образовательного учреждения, охватывающей все аспекты управленческой деятельности руководителя, что указывает на актуальность исследования. Среди современных информационных технологий, используемых в целях совершенствования управленческой деятельности руководителя ОУ и повышения её эффективности, значительная роль принадлежит автоматизации офисных операций.

Наиболее распространённые технологии офисной автоматизации – это корпоративная электронная почта, факсимильная связь, автоматизированные рабочие места, автоматизированные информационные системы управления, «облачные технологии» и технологические возможности проведения видеоконференций.

Корпоративная электронная почта, используемая для коммуникационных взаимодействий, помогает избежать телефонной "некомпетентности", когда один из участников коммуникации отсутствует на месте. В этом заключено важное преимущество, если учесть, что только около одной трети телефонных звонков действительно приводят к контакту с требуемым абонентом. Кроме того, корпоративная электронная почта дает возможность менеджерам извлекать предназначенные для них сообщения в удобное для них время. Появляется возможность тиражировать и направлять одно и то же сообщение сразу многим заинтересованным лицам.

Корпоративная почтовая система.Развертывание почтовой системы обеспечивает сотрудников надежным средством обмена текстовой информацией и документами для решения задач любого масштаба. Кроме того, система позволяет поддерживать общий рабочий календарь, синхронизировать встречи и задачи сотрудников.

Хорошо построенная корпоративная почтовая система обеспечивает следующие функции:

-     поддержка глобальной адресной книги;

-     отправка писем с шифрованием содержимого и электронной подписью;

-     максимальная доступность сервиса и гарантированная сохранность информации;

-     доступ к почтовому ящику с мобильных клиентов, коммуникаторов и через web-интерфейс;

-     планирование встреч в общем рабочем календаре и оповещение их участников.

Факсимильные аппараты.Документы с их помощью могут передаваться в своем оригинальном виде и быстрее, чем другим способом, причем обычно с меньшими затратами.

Автоматизированные рабочие местадают возможность менеджерам получить доступ к базам данных, к текстовым редакторам, экспертным системам, электронной почте. Они существенно сокращают объем рутинных, повторяющихся и утомительных операций, высвобождая значительную часть времени специалиста, занимающегося управленческой деятельностью, для более важных дел.

Проведение видеоконференцийобеспечивает возможность личного общения на значительном расстоянии, экономит время и деньги, обычно затрачиваемые при переездах, а необходимые для управленческой деятельности коммуникационные взаимодействия освобождаются от каких бы то ни было географически-пространственных ограничений.

В современных условиях информационное обеспечение управленческой деятельности руководителя ОУ осуществляется с помощью автоматизированных систем управления.

Автоматизированная система управления – информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов.[1]

«Мощным инструментом автоматизации управления ОУ в Санкт-Петербурге является  автоматизированная информационная система управления (АИСУ) «ПАРАГРАФ».[2]

В АИСУ «ПараГраф» реализован ряд приложений, позволяющих автоматизировать различные процессы, происходящие в образовательном учреждении. Можно сказать, что АИСУ «ПараГраф» – комплекс взаимосвязанных программных модулей (приложений), которые позволяют собирать и накапливать информацию  по сотрудникам, обучающимся, по зданиям и помещениям, правоустанавливающим документам, учебным планам, образовательным программам. АИСУ «ПараГраф» позволяет эффективно использовать собранную в ней информацию для разных целей и для разных участников образовательного процесса. АИСУ «ПараГраф» становится неотъемлемой частью в управленческой деятельности не только ОУ, но и Отдела образования района, Информационно-методического центра и централизованной бухгалтерии.

Программный пакет «1С: ХроноГраф Школа» представляет собой многофункциональную информационную систему администрирования деятельности и является платформой для создания общей информационной базы данных общеобразовательного учреждения.

Программный пакет предоставляет нам широкие возможности для:

-     создания базовой информации, включая информацию общего доступа;

-     автоматизации кадровой работы;

-     систематизации данных об учащихся;

-     автоматизации вопросов планирования и организации учебного процесса;

-     автоматизации административно-финансовой и хозяйственной деятельности;

В программном пакете реализованы возможности формирования разнообразной внешней и внутренней отчетной документации, как установленного государством образца (формы ОШ-1, ОШ-5, ОШ-9, материалы для РИК-76 и РИК-83, формы кадрового учета Т-2, Т-3 и другие),  так и произвольной. Также в программе предусмотрены возможности формирования многообразных печатных (выводных) форм, в том числе в формате MS Excel и HTML.

Крайне популярные  в последнее время термины, использующиеся в IT-среде, –«Облачные технологии» («облака», облачные вычисления, облачные офисы).

Облачный офис – это набор офисных приложений, расположенный в Интернет на серверах компаний-поставщиков данных услуг, для доступа к которым достаточно иметь Web-браузер, причём не только на персональном компьютере, но и на планшете и даже смартфоне.[3]

«Облачные вычисления представляют собой модель повсеместного и удобного доступа к внешним вычислительным ресурсам в виде сервиса посредством Интернет».[4]

Все операции, включая хранение и обработку данных, проходят в виртуальной системе, развёрнутой на серверах в крупных центрах обработки данных (ЦОДах). Компьютер является лишь терминалом, на который поступает информация из виртуальной системы через обычные сервера. Хранение и обработкам информации проводится безграничными ресурсами ЦОДов.

Пользователи облачных офисов получают корпоративную почту с групповыми рассылками и календарём, возможность создавать и редактировать документы online, без использования настольных офисных пакетов, службу мгновенных сообщений, систему для организации аудио-видеоконференций, Web-портал с сайтами, блогами, wikiи многом другим.[5]

Dropbox– сервис «облачного» хранения данных наглядно демонстрирует актуальность перехода в «облака». Данный сервис  предоставляет возможность синхронизировать пользовательские данные между несколькими компьютерами (рабочим, домашним и переносным и т.д.) и основным сервером, что обеспечивает гарантию сохранения файла и удобство работы. На основном сервере хранятся несколько последних версий изменённых файлов. При необходимости пользователь имеет возможность «откатиться» на более раннюю версию файла. Удалённые пользователем файлы можно восстановить на протяжении некоторого времени с основного сервера.

«Облачный» сервис GoogleAppsпредставляет собой набор сетевых сервисов, обеспечивающих совместную работу всех пользователей, входящих в сообщество.[6]Основной пакет приложений, входящих в базовый комплект  GoogleAppsдля образовательных учрежденийвключает:

-     почтовый сервис Gmail(электронная почта);

-     клиент обмена мгновенными сообщениями Google Talk;

-     календарь Google Calendar (Календарь);

-     средства для работы с документами и электронными таблицами GoogleDocs(документы совместного редактирования);

-     Сайт Google;

-     Поисковая система;

-     GBlogger (Блог);

-     Google Videoдля образования.

 

Рисунок 4. Пакет приложений  GoogleApps

 

Использование сервиса GoogleAppsдля учебных заведений позволяет решать проблемы информационного сопровождения ежедневного управления, совместного редактирования документов, хранения и искажения информации в ходе передачи от пользователя к пользователю.

С помощью Google Driveруководитель ОУ и с другие пользователи (сотрудники) могут совместно работать в режиме реального времени, например над финансовыми документами, отчётами или проектами.  Google Driveпредоставляет широкие возможности для совместной работы над документами.

Для того чтобы сделать работу с документами как можно более удобной и продуктивной для группы сотрудников, доступны следующие возможности:

 

управление версиями  документа

управление доступом  к документу

Промежуточные версии документа создаются системой автоматически довольно часто и, кроме того, каждый раз, когда пользователь сохраняет документ. Доступна функция сравнения двух выбранных версий, что позволяет легко отслеживать изменения, которые были внесены очередным редактированием документа.

Можно приглашать пользователей системы к совместной работе с документом, указывая, какие права даются пользователю: только просмотр документа или редактирование. Дополнительные возможности позволяют пользователю, приглашенному работать с документом, в свою очередь приглашать других пользователей. Люди, которые одновременно работают с документом, могут устраивать чат для обсуждения изменений в документе, которые будут видны всем участникам обсуждения. Доступна возможность публикации документа с постоянным адресом, что дает возможность любому сотруднику домена получать доступ к документу (например, после того, как все изменения сделаны и одобрены, документ публикуется для всеобщего ознакомления). Кроме того, существует возможность архивирования документов, которые уже приведены в их финальное состояние, но еще могут понадобиться.

 

Совместная работа с документами в Google Apps организована на высоком уровне, достаточном для того, чтобы работать с документами и быстро и эффективно получать доступ к общей информации.

Сетевой офис Google Driveпозволяет создавать и редактировать текстовые документы, таблицы, блок-схемы. Управление документами осуществляется также просто, как и в привычных текстовых и табличных редакторах. Одним из серьезных преимуществ редактирования удаленных документов является возможность одновременной работы нескольких пользователей с ним.

Средствами Google Driveможно также решить проблему информационного сопровождения ежедневного управления. Можно создать именной файл педагогического или административного работника, разрешить редактирование файла всем членам администрации. Это позволит сконцентрировать все поручения руководителя ОУ в персональном файле работника и исключит потери и искажения информации при ее передаче.

Совместное редактирование документов.При применении сетевых документов существенно упрощается подготовка таких важнейших для школы документов, как программа развития, образовательная программа, публичный отчет школы и т. д. Автор документа получает оперативную возможность учитывать мнение всех участников. Руководитель учреждения получает возможность в режиме реального времени следить за ходом подготовки документа.

Создание общешкольных отчетов.При необходимости формирования общешкольного отчета, можно использовать сетевой табличный процессор офиса Google. Автором документа создается таблица, доступ к которой предоставляется всем работникам, участвующим в формировании отчета. Преимущество такого подхода в том, что автору документа не требуется вручную сводить разрозненные отчеты отдельных работников. При этом снижается также вероятность искажения данных при заполнении отчета и формировании сводного отчета, неизбежные при традиционном способе создания общешкольных отчетов.

В настоящее время доступна возможность работы со следующими типами файлов: документы Word и Excel, документы OpenOffice, RTF, HTML и текстовые документы. Такой набор поддерживаемых форматов обеспечивает пригодность сервиса для широкого круга пользователей. Результаты работы могут быть сохранены как на локальный компьютер, так и оставлены на хранение на сервере. Таким образом, для полноценной работы с документами достаточно просто иметь доступ к сервису Google Apps из любой точки мира, с любого компьютера.

Все большую популярность набирают сервис Blogger.

Ведение блога административными и педагогическими работниками решает одну из актуальных задач управления школой – организация каналов обратной связи.

Блог руководителя ОУ предоставит ему трибуну для публичного высказывания по важнейшим вопросам. Родителям очень важно слышать прямую речь директора. Как показывает практика, существенная часть претензий родителей к школе вызвана искажениями при передаче информации. Блог директора также позволит напрямую узнать мнение заинтересованных родителей по тому или иному обсуждаемому вопросу

Данные виды услуг доступны в реальном времени через Интернет и заметно расширяют существующие IT-возможности.

Очень удобное средство планирования личного рабочего времени – календарь Google Calendar. В условиях глобальной интеграции Google Calendar позволяет планировать не только свое рабочее время, но и учитывать рабочее время и задачи коллег. С помощью Google Calendarруководитель ОУ может легко управлять всеми совещаниями, встречами и мероприятиями. Он получает персональный календарь для отслеживания и публикации собственного графика. Google Calendarдаёт возможность просматривать графики сотрудников и приглашать их на совещания. В Google Calendarможно создавать дополнительные календари, (например чтобы контролировать работу творческих групп или уведомлять коллег о массовых мероприятиях).

Основные возможности календаря в Google Apps:

-     создание событий, для каждого из которых можно определить название события, время и продолжительность;

-     определение состава участников и проверка их занятости во время события;

-     установка напоминаний о событиях;

-     просмотр чужих календарей;

-     работа с календарем на мобильных устройствах;

-     управление доступом к календарям и так далее.

Комбинируя вышеперечисленные возможности можно создавать в рамках школьного сетевого офиса календари двух типов: календари направлений деятельности и календари занятости.

Календари направлений деятельности.К этому типу календарей можно отнести, например, календарь  «График проведения административных работ». Количество направлений определяется содержанием образовательной программы и программы развития образовательного учреждения.

Календари занятости. Второй тип календарей позволяет оптимизировать использование имеющихся в школе ресурсов. В частности, очень удобно планировать занятость дефицитных помещений.

Данные виды услуг доступны в реальном времени через Интернет и заметно расширяют существующие IT-возможности.

Для эффективного использования всех вышеизложенных технологий и средств учреждение должно быть обеспечено локальной сетью с постоянным доступом в глобальную сеть Интернет. Локальная сеть может быть построена как  с помощью проводных так и с помощью беспроводных технологий.

Беспроводные (Wi-Fi) сети – это сети, построенные на технологиях передачи данных посредством радиоволн без использования кабельной инфраструктуры.

Внедрение сети Wi-Fi позволяет решить следующие задачи:

-     обеспечение сотрудников ОУ качественной и экономичной мобильной связью по всему зданию ОУ;

-     обеспечение доступа к ресурсам корпоративной сетевой инфраструктуры и к сети Интернет всем сотрудникам, включая мобильных (не имеющих стационарного рабочего места);

-     подключение к корпоративной сетевой инфраструктуре рабочих мест, прокладка сетевого кабеля к которым затруднена, невозможна или экономически нецелесообразна.

-     обеспечение гостей ОУ высококачественным мобильным доступом в сеть Интернет в конференц-зале, актовом зале, канцелярии, учительской;

-     оперативная организация временных рабочих мест для проведения мероприятий;

-     внедрение системы беспроводного видеонаблюдения;

-     организация точки публичного беспроводного Wi-Fi-доступа к сети Интернет.

Преимущества использования беспроводных сетей

1.                Быстрота развертывания за счет исключения кабельной инфраструктуры.

2.                Высокая пропускная способность, сравнимая с пропускной способностью проводной сетевой инфраструктуры.

3.                Возможность перемещения по зоне покрытия без обрывов связи.

Нельзя не отметить следующие достоинства облачных вычислений:

-     уход от необходимости приобретения максимально «мощных» компьютеров для пользователей, так как связь с «облаком» и, соответственно, получение  всех услуг происходит через веб-интерфейс с помощью интернет-браузера. Пользователи могут использовать наряду с обычными компьютерами более компактные и удобные нетбуки;

-     невиданная свобода по выбору платформы: в зависимости от управленческой задачи пользователь может получить возможность  работы в привычной Windows, модной MacOS или свободной Linux;

-     уменьшение затрат и увеличение эффективности IT-инфраструктуры образовательного учреждения; переход на «облачные» сервисы в Интернет позволяет сократит затраты на оборудование и обслуживание школьных серверов;

-     сокращение затрат на обслуживание IT- инфраструктуры и программного обеспечения;

-     практическое увеличение доступных вычислительных мощностей и объёма хранимых данных;

-     контролируемость используемых ресурсов и объёма работы пользователей в облаке.

-     Однако нужно помнить и об имеющихся на сегодняшний день недостатках «облачных вычислений»:

-     отсутствие нормативной и регламентирующей базы применения облачных технологий в образовании;

-     необходимость постоянного и достаточно «широкого» соединения с глобальной сетью Интернет;

-     ограниченная функциональность программного обеспечения в Интернет по сравнению с локальными аналогами.

-     Однако нужно помнить и об имеющихся на сегодняшний день недостатках «облачных вычислений»:

-     отсутствие нормативной и регламентирующей базы применения облачных технологий в образовании;

-     необходимость постоянного и достаточно «широкого» соединения с глобальной сетью Интернет;

-     ограниченная функциональность программного обеспечения в Интернет по сравнению с локальными аналогами.

Практические рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения управленческой деятельности

Проблемы	Рекомендации	Планируемый результат
Децентрализованное  хранение документов.	Внедрить систему централизованного хранения документов с использованием локальных файловых серверов и облачных сервисов.	Снижение временных затрат специалистов на поиск, обработку необходимых документов. Надёжная система хранения электронной документации.
Отсутствие электронных корпоративных средств связи между сотрудниками ОУ.	Создание корпоративной электронной почты.	Оперативный обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками.
Отсутствие  возможности совместного редактирования документов.	Создание системы электронного документооборота с возможностью совместного редактирования документов.	Снижение трудовых затрат на работу с документами, распределение нагрузки.
Искажение информации в ходе редактирования и передачи от пользователя к пользователю.
Отсутствие своевременного напоминания и оповещения о запланированных  мероприятиях и событиях.	Использование электронных средств планирования рабочего времени руководителя, календари занятости.	Своевременное уведомление подчиненных о различных мероприятиях, напоминание о контроле отданных поручений и т.п.

 

Учитывая актуальные проблемы  для образовательных учреждений целесообразно разработать шаговый план мероприятий по совершенствованию управленческой деятельности руководителя образовательного учреждения.

Шаг 1.В первую очередь, необходимо выбрать инструмент, который решает организационные и технические вопросы сбора информации,  организации электронного документооборота в образовательном учреждении

Без организованного информационного обмена не может существовать ни одна организация. Степень налаженности информационного обмена является одним из самых важных показателей эффективного управления образовательным учреждением, а умение работать с информацией входит в число компетенций и управленца, и педагога.

Шаг 2. Обучение администрации и персонала образовательного учреждения

Обязательным условием для эффективного использования средств  информатизации в информационном  обеспечении управленческой деятельности является достижение руководителем и сотрудниками образовательного учреждения соответствующего уровня ИКТ-компетентности.  Соответственно, повышение квалификации сотрудников должно осуществляться непрерывно, и сложность задач по применению средств информатизации должна соответствовать уровню подготовки. Деятельность по использованию средств информатизации должна строиться на системной основе.

Шаг 3. Совершенствование системы информирования руководителя

При создании  системы целесообразно выдвинуть следующие основные требования:

1.  Существующий порядок представления информации руководителю ОУ нельзя резко менять. Система должна формироваться на базе существующего порядка, плавно совершенствуя его.

2.     Система информирования должна постоянно с необходимой регулярностью информировать руководителя обо всех основных событиях и процессах, происходящих, как внутри, так и вне организации.

3.  Затраты на создание системы должны быть минимальными.

При создании системы необходимо обратить внимание на ряд аспектов.

Информационный аспект.Информация должна поступать по всем вопросам, влияющим на деятельность образовательного учреждения. Регламент ее представления должен предусматривать регулярность, обеспечивающую возможность контроля всех важных явлений и процессов.

Организационный аспект. Необходимо создать условия поступления информации к руководителю. При необходимости, в целях недопущения искажения важнейшей информации, создать параллельные информационные потоки.

Психологический аспект.Если сотрудники не хотят по каким-либо причинам давать информацию, предложения руководителю, то они ее не дадут. Руководитель будет получать только то, что определено в должностных обязанностях. Чтобы самые интересные предложения смогли дойти до руководителя, необходимо создать мотивацию у сотрудников в представлении информации.

 

Шаг 4. Защита информации в информационных системах

Сегодня в образовательных учреждениях ведётся автоматизированная обработка персональных данных, попадающих по законам РФ[7], в категорию конфиденциальных.

Учитывая массовый характер подключения образовательных учреждений к глобальным информационным сетям, назрела необходимость создания в образовательных учреждениях свода правил, регламентирующих действия всех пользователей автоматизированных рабочих мест в школе. Необходимо оформить все правила в форме локального акта, регламентирующего  использование средств информатизации в образовательном учреждении.

Локальный акт должен предусматривать:

порядок использования средств информатизации всеми участниками образовательного процесса;

правила использования средств информатизации для профессиональных целей любым из субъектов образовательного процесса (административные работники, педагоги, учащиеся) должны быть определены в виде инструкций, содержащих перечень универсальных действий, понятных каждому пользователю;

деление пользователей на группы;

все пользователи должны быть разделены на пользовательские группы по одному из двух оснований: категории субъектов образовательной деятельности или решаемые пользователями задачи;

иерархию администрирования и доступа к ресурсам;

для каждой группы пользователей должны быть четко определены права доступа к аппаратным, программным и информационным ресурсам системы, определен порядок перевода пользователей из группы в группу, регламентирован набор действий из перечня универсальных действий;

ответственность за внесение и сохранность данных в сети;

ответственность за сохранность и не распространение данных должна предусматриваться для конкретных групп пользователей, непосредственно имеющих доступ к обработке данных в соответствии с иерархией, а также для конкретных должностей в учреждении;

ответственность за лицензионную чистоту программного обеспечения;

в локальном акте должны быть определены должностные лица или категории пользователей, ответственные за установку программного обеспечения на автоматизированные рабочие места пользователей и в локальную сеть образовательного учреждения,  лицензионную чистоту используемых программных продуктов;

регламентацию использования ресурсов интернет и контентную фильтрацию ресурсов интернет;

доступ учащихся к ресурсам глобальных телекоммуникационных сетей должен лимитироваться в соответствии с порядком определённым Министерством образования и науки РФ средствами контентной фильтрации, предоставляемой ОУ бесплатно на сайте skf.edu.ru;

ответственность за ведение баз данных;

в образовательном учреждении доступ к работе с базами данных должны иметь  две категории сотрудников: операторы базы и пользователи. Локальный акт должен чётко разделять эти две группы и для каждой из них должен быть определён порядок пользования базой. Аппаратное оснащение рабочих мест таких пользователей и администрирование локальной сети образовательного учреждения должны исключать возможность несанкционированного копирования и утрату данных;

регламентация доступа в АИСУ "ПараГраф"

все рекомендации предыдущего пункта можно применить и к данному случаю.

Таким образом, совершенствование информационного обеспечения управленческой деятельности руководителей ОУ  процесс длительный, многоэтапный, требующий  концентрации сил всего коллектива.  В настоящее время внедрение новых информационных технологий в систему управления образовательным учреждением находит всё большее применение и приобретает всё большее значение для совершенствования управления работы образовательного учреждения, более того, оно является ключом  к решению проблем связанных с повышением эффективности управленческой деятельности.

С целью совершенствования информационного обеспечения в образовательном учреждении необходимо использовать общедоступные «облачные технологии», позволяющие автоматизировать процесс повседневного управления. Использование облачного сервиса «GoogleAppsдля учебных заведений» позволит решить проблемы недостаточной оперативности, децентрализованного хранения документов, предоставит широкие возможности для совместной работы над документами. С помощь  GoogleDriveсотрудники образовательного учреждения могут работать в режиме реального времени над финансовыми документами, отчётами, проектами. Работа организуется на высоком уровне, что позволяет  быстро и эффективно получать доступ к общей информации. Практика показывает, что внедрение ИТ технологий в систему управления образовательным учреждением  облегчает труд администрации и руководителей ОУ.

---