Образовательный портал

«Организация электронного документооборота в образовательной организации» Выполнил: Саяхова Анастасия Сергеевна, методист ЦИО, ГБУ ИМЦ Красносельского района Санкт-Петербурга ВВЕДЕНИЕДокумент сегодня является основным способом представления информации в любой организации. Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов организации для успешного функционирования. Эффективность управления образовательной организацией зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Увеличение информационных потоков в образовании требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Цифровизация общества привела к тому, что электронные документы начинают заменять бумажные. Но такой переход не должен ограничиваться лишь экономией бумаги и картриджей для принтеров. Необходимы средства, которые могли бы автоматизировать делопроизводство и повысить уровень управления организацией. Внедрение электронного документооборота позволит: упростить работу с документами; повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысить оперативность доступа к информации; разграничить права доступа сотрудников к информации. Понятие электронного документооборотаЭлектронный обмен данными – это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Он осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множеством других средств. В последнее время появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. В частности появились такие понятия как электронный документ, электронно-цифровая подпись, системы электронного документооборота. Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы. Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. Характеристики информационных потоковВ управленческой деятельности руководителя образовательной организации важнейшую роль играет работа с информацией. Руководитель при реализации своей информационно-аналитической деятельности сталкивается с проблемами при сборе, хранении и обработки больших объемов информации. Очевидно, что управленческую деятельности руководителя необходимо оптимизировать. В настоящее время применение информационных технологий поможет решить эти проблемы. В свою очередь, информационные технологии представляют собой технологические процессы, охватывающие информационную деятельность руководителя, связанную с подготовкой и принятием управленческих решений. Согласно Федеральному закону "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" информационные технологии – это "процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов". Настоящее определение ориентировано на компьютеризированную информационную среду использования информационных технологий. Информационные технологии реализуют типовые информационные процессы и включают процессы сбора, передачи, хранения и обработки информации во всех ее возможных формах проявления (текстовой, графической, визуальной, речевой, тактильной и т.д.). Информационные технологии характеризуются следующими свойствами: предметом процесса обработки являются данные, а целью процесса является получение информации; средствами реализации являются программные и аппаратные средства компьютеров и телекоммуникаций; процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с особенностями предметной области; выбор управляющих воздействий на процессы осуществляется лицами, принимающими решение; критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота. Современные компьютерные программы предназначены для того, чтобы быстро обрабатывать большие объемы информации, производить подсчеты, хранить в структурированном виде большие информационные массивы, быстро осуществлять поиск необходимых данных, представлять информацию в удобно оформленном виде. Информационные ресурсы — отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах. Информационная система — организационно упорядоченная совокупность документов, информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы. Осуществить комплексную информатизацию процесса управления образования целесообразно путем создания основополагающих информационных систем. При этом для того, чтобы обеспечить функционирование информационных систем учреждения на всех уровнях управления и их взаимодействие между собой необходимо определить такие информационные системы, которые охватывали бы весь управленческий процесс в целом. В настоящее время в состав документов, образующих деятельность образовательной организации, входят: организационные документы (устав общеобразовательной организации; положения о структурных подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка); распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, договоры, трудовые соглашения и др.). Документооборот в организациях состоит из потоков документов. Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Входящий документопоток любой организации складывается из: документов вышестоящих организаций, в состав поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной и другой деятельности), докладных записок, писем, актов; документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета и др.); обращений граждан, предложений, заявлений, жалоб. Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. В исходящем потоке выделяются группа распорядительных документов и информационные документы (письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры). Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, разграничения функций руководителей, распределения обязанностей между ними и от принятой в организации технологии работ с документами. Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Исходящий поток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки. Современные методики организации документооборота требуют четкого определения маршрутов документов. Текущее положение по внедрению электронного документооборота в образовательных организацияхХарактерной чертой нашего времени является бурное развитие информационных технологий и высокая активность компаний, в том числе и специализирующихся на автоматизации процессов документационного обеспечения управления. Среди них компании: компания “DirectumRX”, ООО «Электронные офисные системы», фирма «1С», фирма АО «Ланит», фирма Cognitive Technologies, компания «Оптима», компания «АйТи». Выпускаемые этими компаниями системы позволяют автоматизировать основные функции делопроизводства. ECM-система DirectumRX - облачное решение компании DIRECTUM для управления документами и взаимодействием сотрудников. Глубоко проработанная функциональность DirectumRX включает в себя все необходимые инструменты для реализации конкретных задач в рамках делового документооборота, а облачная архитектура обеспечивает простоту внедрения и использования системы. Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций. Программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота. Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Система управления документами «ЕВФРАТДокументооборот» позволяет автоматизировать основные функции процессов делопроизводства на предприятиях и в организациях. Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные ФАПСИ средства криптографической защиты. Система «Логика СЭД/ЕСМ» удовлетворяет основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций: учетная обработка всех видов документов, уникальность номера, связность документов, распределенный документооборот. Внедрение таких систем электронного документооборота в образовательные организации стоит определенных денежных затрат и может очень сильно отличаться от стоимости этой системы в прайс-листе. В большинстве случаев дополнительная стоимость определяется стоимостью программных продуктов и аппаратной части. Требования к операционной системе могут повлечь закупку необходимых версий операционной системы для клиентской и серверной части. В стоимость программного продукта может входить техническая поддержка. Еще одним разделом затрат является обучение сотрудников для работы с новой системой. Для этого может потребоваться приглашение специалистов поставщика программного продукта, организация внутренних семинаров для своих сотрудников, закупка дополнительных обучающих материалов. Просуммировав стоимость всех вторичных затрат, можно таким образом получить сумму, наиболее полно отражающую стоимость внедрения электронного документооборота. Большую часть электронного документооборота в образовательных учреждениях Санкт-Петербурга берет на себя АИСУ “Параграф”. АИСУ “Параграф” позволяет частично перевести в электронную форму такую документацию как: личные дела сотрудников; движение воспитанников, а также их личные дела; расписание занятий; материально-техническая база ОУ; классный журнал (переход на электронный журнал); создание различного рода отчетов; тестирование с помощью системы «Знак», которое помимо избавления от бумажных носителей позволяет сразу получить всю статистику по выполнению заданий; нагрузка учебного плана и другие. На текущий момент АИСУ Параграф является отличной базой для перевода любого образовательного учреждения на электронный документооборот, но данный процесс требует длительного времени. Образовательные учреждения Санкт-Петербурга активно используют сервис «Электронный дневник», который тоже включает в себя возможность использования электронного документооборота. Ведение «Электронного дневника» и электронного журнала является государственной услугой Санкт-Петербурга, обеспечивающей оперативное, надежное и безопасное информирование родителей и обучающихся о ходе обучения. «Электронный журнал» на уровне общеобразовательного учреждения позволяет выстроить систему оценки, контроля и учета учебных достижений обучающихся, совершенствования профессиональной деятельности педагогов. «Электронный дневник» призван помочь родителям осуществлять более качественный контроль домашних заданий, а также своевременно знакомиться с результатами успеваемости, посещаемости и поведения учащегося. Это позволило персонифицировать учебный процесс, вместе с родителями выстраивать индивидуальную траекторию развития ребенка. Еще одной возможностью для перехода к электронному документообороту является внедрение в образовательный процесс online-сервисов. Сервисы позволяют создавать единую сеть для хранения документов, создание собственной доменной зоны для электронной почты, создание единого календаря, а также обмен сообщениями с возможностью выбора определенного круга участников. Компания Google предоставляет своим пользователям дополнительные возможности. В пакет Google Apps входят онлайн-редакторы для работы с текстовыми документами, электронными таблицами, презентациями и опросами. Google Документы, Таблицы, Презентации и Формы работают в любых браузерах и на всех мобильных устройствах, подключенных к Интернету. Инструменты Google Apps для создания веб-сайтов и документов с коллективным управлением поддерживают функции редактирования в режиме реального времени, позволяют эффективно управлять общим доступом и обеспечивают совместимость. Каждому пользователю всегда доступна последняя версия документа. Существует также встроенная поддержка форматов Microsoft Office с возможностью редактирования. Доступ к Google Apps предлагается на бесплатной основе, что является неоспоримым преимуществом. Условия внедрения модели электронного документооборота в образовательной организацииПри разработке модели по внедрению системы электронного документооборота необходимо ориентироваться на следующие нормативные и правовые документы: Федеральный закон «Об электронной подписи»; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»; Федеральный закон «О персональных данных»; ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Постановление Правительства «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». При реализации проектов по внедрению системы электронного документооборота, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» Для развертывания полноценной системы управления электронным документооборотом необходимы выделенные серверы, соответствующая инфраструктура и кадры. Эффективное функционирование механизма информатизации управленческой деятельности в образовательном учреждении должно включать в себя такие слагаемые профессиональной деятельности как: владение навыками работы с информацией, представленной в электронном виде; знание и умение использовать рациональные методы поиска и хранения информации; умение работать с внешней информационной инфраструктурой; умение оптимально использовать накопленную информацию и регулировать исходящие информационные потоки. Следует отметить и проблемы внедрения электронного документооборота в образовательные организации: Низкая скорость работы сети Интернет. На сегодняшний день скорость подключения образовательных организаций к сети Интернет различна, колеблется до 10мбит/сек. Такое состояние Интернет сети не позволяет в полной мере внедрять современные информационно-коммуникационные способы работы ни в системе управления образованием, ни тем более в образовательном процессе. Недостаточная техническая оснащенность образовательных организаций. Полноценная работа с современными телекоммуникационными системами, организация образовательного процесса в сети Интернет требуют современных компьютеров (которые не затормаживает скорость Интернета), а также дополнительного оборудования для каждого рабочего места, минимально, это web-камеры, микрофоны, наушники. Недостаточная компетентность управленцев и работников в системе образования в вопросах Интернет технологий. Недостаточное обеспечение образовательного процесса методическими рекомендациями, разработками по эффективному использованию Интернет технологий и современного оборудования в образовательном процессе. Подавляющее число учителей используют электронные доски и компьютеры также и для тех же целей, что и обычные доски и учебники. Документооборот образовательных организаций переходит в электронный формат, но отчетность остается бумажной. При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. При использовании созданной системы управления документооборотом организации пользователь получает возможность работать с различными категориями документов, выполнять действия по приему и регистрации, контроля их выполнения, что значительно облегчает и ускоряет этот трудоемкий процесс, также пользователь может сам внести некоторые изменения. Полный переход на электронный документооборот в образовательных организациях мгновенно невозможен, это долгий, но неизбежный процесс. Останавливающим фактором полного перехода являются: низкий уровень ИКТ-компетентность педагогического и административного состава образовательных организаций; техническая оснащенность образовательных организаций; отсутствие желания у сотрудников образовательных организаций использовать современные технологии. На сегодняшний день многие управленцы понимают, что успеха организация может достигнуть не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

You have no rights to post comments