Артамонова Тамара Иосифовна

методист ГОУ Центр образования №671

 

Лабораторная работа № 1

Тема: Работа с таблицами в Access

Подтема: Создание таблиц в Access

Цель: Ознакомление с объектом базы данных Таблица.

Теория

Таблица является основным объектом базы данных Access. В базе данных Accessмогут содержаться сотни таблиц. В таблицах хранятся необработанные данные.

Таблица состоит из строк, называемых записями, и столбцов, называемых полями. На пересечении строки (записи) и столбца (поля) находится значение - собственно данные.

Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись об ученике может содержать фамилию, имя, отчество, класс, адрес, телефон.

Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров.

Сначала необходимо назвать каждое поле. Имя должно быть легким для запоминания, но в то же время описательным, чтобы функция поля узнавалась по его имени. В Accessимена полей не должны состоять более чем из 64 символов, включая пробелы.

В таблице определяется ключевое поле. Ключевое поле - поле, которое однозначно определяет соответствующую запись.

Далее необходимо рассмотреть тип данных каждого поля таблиц, задать правила проверки данных и определения новых таблиц, помогающих проверять данные.

Типы данных в Access

Таблица 1

 

Тип данных	Описание
Текстовый	Алфавитно-цифровые символы; до 255 знаков
Поле MEMO	Алфавитно-цифровые символы; длинные строки до 64000 знаков
Числовой	Числовые значения многих типов и форматов
Дата/время	Данные даты и времени
Денежный	Данные для представления денежных сумм
Счетчик	Автоматически увеличиваемый счетчик
Логический	Логические значения, Да/Нет. Истинно/Ложно
Поле объекта OLE	Рисунки, графики, звук, видео, текстовая обработка, файлы электронной таблицы

Один из этих типов должен быть присвоен каждому полю. Вы должны также задать длину текстовых полей.

Проверка данных является важным этапом при заполнении базы данных.

Существует несколько типов проверки данных.

Данные можно тестировать на известные индивидуальные элементы, обуславливающие, например, что в поле Пол будет содержаться только значение Мужской или Женский. Можно проверить диапазон числовых полей. Наконец, вы можете проверять дополнительные условия.

Задание

1. Создать базу данных «Школа», содержащую информацию об учениках и учителях.

 

Определение информации об ученике

Таблица 2

 

Название поля	Тип поля	Размер поля
№ личного дела	Текстовый	3
Фамилия	Текстовый	20
Имя	Текстовый	10
Отчество	Текстовый	15
Пол	Текстовый	1
Дата рождения	Дата/время
Класс	Числовой
Буква	Текстовый	1
Телефон	Текстовый	9
Адрес	Текстовый	40
Название кружка	Текстовый	40
ФИО преподавателя кружка	Текстовый	50
Предмет	Текстовый	20
Оценка 1 четверть	Числовой
Оценка 2 четверть (1 полугодие)	Числовой
Оценка 3 четверть	Числовой
Оценка 4 четверть (2 полугодие)	Числовой
Оценка за год	Числовой

Ученик может посещать несколько кружков. Оценки он будет получать по нескольким предметам. Будет правильным разделить эту таблицу на три, между которыми необходимо установить связь через общее поле. Общим полем служит № личного дела.

Пример разбиения приведен в табл.3.

Таблица 3

 

Таблица «Ученик»	Таблица «Кружки»	Таблица «Ведомость оценок»
№ личного дела	№ личного дела	№ личного дела
Фамилия	Название кружка	Название предмета
Имя	ФИО преподавателя кружка	Оценка 1 четверть
Отчество		Оценка 2 четверть (1 полугодие)
Пол		Оценка 3 четверть
Дата рождения		Оценка 4 четверть (2 полугодие)
Класс		Оценка за год
Буква
Телефон
Адрес

Определение информации об учителе (таблица «Учитель»)

Таблица 4

 

Название поля	Тип поля	Размер поля
Табельный №	Текстовый	3
Фамилия, имя, отчество	Текстовый	50
Предмет	Текстовый	20
Классное руководство	Логический
Класс	Числовой
Буква	Текстовый	1

Учитель может преподавать несколько предметов (например, русский язык и литературу, алгебру и геометрию). Будет правильным разделить эту таблицу на две, между которыми необходимо установить связь через общее поле. Для этого вводим общее поле Табельный №.

Пример разбиения приведен в табл.5.

Таблица 5

 

Таблица «Учитель»	Таблица «Преподавание»
Табельный №.	Табельный №.
Фамилия, имя, отчество	Предмет
Классное руководство
Класс
Буква

В таблице Ученик ключевым полем является поле № личного дела, в таблице Учитель ключевым полем является поле Табельный №.. В остальных таблицах ключевое поле не задается, т.к. они являются подчиненными.

Иногда нужно создать целые таблицы, чтобы проверить данные или просто, чтобы облегчить разработку системы. Такие таблицы называются таблицами поиска.

Таблицу поиска можно создавать так же, как любую другую таблицу. Единственное отличие состоит в её использовании.

Создание и использование таблиц поиска позволяет не вводить длинные названия, так как их можно выбирать из таблицы поиска.

В базе данных Школаможно создать следующие справочные таблицы:

• Список предметов;
• Список кружков.

Технология выполнения работы

1. Запустить  Access

Запуск Accessосуществляется командой Пуск®Программы®Microsoft Access.

После запуска Accessэкран будет выглядеть следующим образом:

 

 

Основные элементы главного окна Access

•  строка заголовков, в которой отображается имя программы MicrosoftAccess;
•  полоса меню, содержащее название нескольких подменю. Перечень подменю и их содержимое изменяются в зависимости от режима работы системы;
•  панель инструментов. Кнопки панели инструментов могут изменяться в зависимости от выполняемых операций. Вывод и настройка панелей осуществляется с помощью команды меню Вид®Панели инструментов;
• строка состояния, в которой отображается информация о том, что вы делаете в настоящее время, и находятся индикаторы различных режимов.

2. Создать базу данных

В правом окне MicrosoftAccessСоздание файлавыберите Создание -Новая база.В открывшемся диалоговом окне Файл новой базы данных найдите подокно Имя файла и  введите имя создаваемой базы данных Школа. Обратите внимание, в какой папке вы создаете базу данных! Нажмите Создать.

1)Создать таблицу Ученик:

• В окне База данныхвыбрать вкладку Таблицы, а затем выбрать Создание в режиме конструктора. В результате проделанных операций открывается окно Таблица 1: таблица.
• На основании таблицы 3 в столбец Полевводим имена полей таблицы Ученик, в столбец Тип данныхвводим тип каждого поля (тип выбирается из списка, выводимого при нажатии стрелки в данной ячейке), для текстовых полей в панели Свойства полявводим размеры (типы полей указаны в табл. 2). Переключение на панель Свойства поля осуществляется щелчком мыши или клавишей F6. Перемещение из ячейки в ячейку осуществляется клавишей Enter. Столбец Описание заполнять не обязательно. Он содержит параметр, выводящийся в строку состояния при выборе поля в форме.
• После заполнения всех полей, выбирается ключевое поле. В нашей таблице - это поле № личного дела. Надо поставить курсор на это поле и выбрать команду Правка – Ключевое полеили нажать кнопку «Ключ» в Панели инструментов.
• Созданную таблицу необходимо сохранить. Для этого выбираем пункт меню Файл - Сохранить. В окне диалога набираем имя таблицы Ученики нажимаем кнопку «ОК».Закрываем окно таблицы.
• Создать таблицу Учитель (аналогично созданию таблицы Ученик). Поля таблицы перечислены в табл. 5, типы полей указаны в табл. 4. Ключевым полем является поле Табельный №.
• Создать таблицу Ведомость оценок (аналогично созданию таблицы Ученик). Ключевое поле не задавать.
• Создать таблицу Кружки (аналогично созданию таблицы Ученик). Ключевое поле не задавать.
• Создать таблицу Преподавание (аналогично созданию таблицы Учитель). Ключевое поле не задавать.
• Создать справочную таблицу Список предметов, содержащую одно ключевое поле Название предмета.
• Создать справочную таблицу Список кружков, содержащую одно ключевое поле Название кружка.

3. Выйти из Access.

Выбрать в меню пункты Файл- Выход или нажать кнопку закрытия окна в правом углу окна Access.